Głównym zadaniem każdego hotelu jest dbałość o gości. Chodzi tu nie tylko o komfortowe warunki zakwaterowania czy bezpieczeństwo sanitarne, ale też ochronę jego danych osobowych. Nie można zapominać, że branżę hotelarską również obowiązują przepisy RODO. Jak lepiej chronić prywatność gości i zadbać o bezpieczne przetwarzanie danych? Podpowiadamy.
Dane gromadzone w hotelu
Każdy obiekt hotelowy zbiera dane osobowe gości, ponieważ są one potrzebne w procesie rezerwacji. Przetwarza również dane pracowników. Jeśli obiekt dysponuje strefą SPA i oferuje zabiegi z zakresu odnowy biologicznej, to przechowuje też informacje o stanie zdrowia jej klientów. Może też gromadzić np. wizerunki gości uwiecznione przez kamery monitoringu. Prawo w jednoznaczny sposób nakazuje ich należytą ochronę, a wszelkie uchybienia narażają przedsiębiorcę na dotkliwe kary. Dotrzymanie wymogów RODO to jednak również bardzo ważny czynnik wizerunkowy. Dbałość o ochronę danych wzbudza bowiem zaufanie, tak ważne w całej branży hospitality.
Mimo iż zapisy RODO w pierwszej chwili mogą się wydawać zawiłe i niezrozumiałe, tak naprawdę ich przestrzeganie wcale nie musi być trudne. Poniżej znajdziesz kilka wskazówek, które wspomogą Cię w ich wdrożeniu.
1. RODO w hotelu – dostosuj procedury
RODO to zestaw uniwersalnych przepisów i wytycznych, które mają zastosowanie do każdego podmiotu przetwarzającego dane osobowe. Nie ma szczególnych wytycznych dla branży hotelarskiej, dlatego konieczne jest opracowanie własnych metod i procedur.
Najlepszym punktem wyjścia jest audyt. Istnieje możliwość przeprowadzenia audytu wewnętrznego, jednak taki wykonany przez zewnętrznego specjalistę na pewno będzie dokładniejszy i bardziej wartościowy. Połączenie obiektywizmu oraz fachowej wiedzy zapewnia większą rzetelność i dokładność w rozpoznawaniu problemów. Każdy audyt skutkuje także otrzymaniem szczegółowego raportu z wytycznymi, co ułatwia dalsze postępowanie.
2. Niezbędna dokumentacja RODO w hotelu
Podstawą do przestrzegania przepisów dotyczących danych osobowych jest wewnętrzna dokumentacja. Niezbędne jest sporządzenie polityki ochrony danych osobowych oraz kilku rejestrów, które powinny być skrupulatnie prowadzone i regularnie aktualizowane. Są to m.in.:
- rejestr czynności przetwarzania danych osobowych,
- rejestr upoważnień,
- rejestr zgód,
- rejestr zgłoszeń,
- rejestr naruszeń.
Dokumenty należy sporządzić na podstawie wyników audytu i weryfikacji istniejących procedur. Kluczowe jest również tzw. mapowanie procesów przetwarzania danych osobowych, czyli ustalenie przepływu danych, celu ich przetwarzania itp. Do poprawnego sporządzenia dokumentacji konieczne może okazać się przeszkolenie pracowników w tym zakresie lub zatrudnienie nowych osób z odpowiednimi kwalifikacjami. Można też skorzystać z zewnętrznej fachowej pomocy.
3. Ochrona danych osobowych a nowoczesne technologie
Wykorzystanie nowoczesnych technologii z jednej strony nakłada na hotelarzy jeszcze więcej obowiązków związanych z RODO (np. konieczność odpowiedniego dostosowania strony internetowej), a z drugiej dale wiele możliwości. Warto wykorzystywać na przykład opcję anonimizacji danych dostępną w programach do zarządzania rezerwacjami. Dzięki temu po określonym czasie są one dostępne tylko po wprowadzeniu hasła. Warto też inwestować w systemy CRM, które ułatwiają zarządzanie relacjami z gośćmi oraz ważnymi danymi, zapewniając jednocześnie szerokie możliwości kontroli dostępu.
4. RODO w hotelu – nie zapomnij o danych pracowników
Należy pamiętać, że hotel to nie tylko goście. Dbałość o dane pracowników to podstawa. Tymczasem niektóre z, wydawałoby się, „niewinnych” procedur, mogą naruszać ich prywatność. Warto pomyśleć chociażby o zamianie plakietek z imieniem i nazwiskiem na takie, które zawierają tylko imię. Powinno się też unikać umieszczania w grafikach powodu nieobecności, szczególnie jeśli chodzi o stan zdrowia. Należy też uważać na publikowanie zdjęć z wizerunkiem pracowników. Na każdą taką publikację potrzebna jest zgoda dołączona do akt pracownika.
Warto pamiętać, że do wdrożenia przepisów RODO zawsze można zatrudnić specjalistów. Pomoże to uniknąć ewentualnych kar i skaz na wizerunku firmy. Zapraszamy do kontaktu w celu uzyskania szczegółowych informacji na temat współpracy.